Términos y Condiciones Generales para Delegados

Estos términos y condiciones son válidos para toda persona inscripta como delegado común, estudiante/post-doc/delegado joven, niño/adulto acompañante que asista a la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA (AIDS 2008), que tendrá lugar en la Ciudad de México entre el 3 y el 8 de agosto de 2008 (de aquí en más “la conferencia").

Todas las referencias hechas respecto de la edad de una persona, mencionada en este u otros documentos, hacen alusión a la edad de esa persona al “3 de agosto de 2008” (el primer día de la conferencia, caso contrario será especificado.

La Sociedad Internacional de SIDA (IAS) será de aquí en más mencionada como “los organizadores de la conferencia”.

Inscripción a la Conferencia

Sólo se aceptarán formularios de inscripción que estén completos en su totalidad. La inscripción será confirmada una vez que se reciba el pago completo de la misma. Si el formulario de inscripción y el pago no son recibidos antes de la fecha límite indicada, la inscripción será cancelada. De alcanzarse la capacidad máxima de delegados, los organizadores se reservan el derecho de rechazar inscripciones.

Para poder ser aceptado como delegado regular usted debe ser, por lo menos, mayor de 18 años. Se puede requerir que usted presente un documento oficial de identidad que dé fe de su edad.

Para poder inscribirse como estudiante/post-doc, usted debe tener al menos 18 años y deberá presentar un certificado de estudiante de tiempo completo en una universidad o escuela reconocida tanto en el momento de la inscripción como durante la conferencia. Los estudiantes deberán tener su documento oficial de identificación como alumno disponible durante toda la duración de la conferencia. Se puede requerir que usted presente un documento oficial de identidad que dé fe de su edad.

Para poder inscribirse como delegado joven usted deberá tener entre 18 y 25 (inclusive) años y deberá presentar una prueba de su edad. Se puede requerir que usted presente un documento oficial de identidad que dé fe de su edad.

La tarifa de inscripción para delegados comunes, estudiantes /post-docs y jóvenes incluye la entrada a todas las sesiones de la conferencia, el área de exposiciones, el área de pósters y la sesiones de apertura y clausura.

Si la inscripción y el pago completo son recibidos hasta el 7 de mayo de 2008, la bolsa de la conferencia y otros materiales de la conferencia estarán garantizados en la tarifa de inscripción. Si el formulario de inscripción y/o el pago completo de la misma son recibidos luego del 7 de mayo de 2008 (incluyendo las inscripciones hechas en el momento de la conferencia), no garantizamos que la bolsa y demás materiales de la conferencia estén disponibles. Todos los materiales de la conferencia serán entregados in situ.

Los adultos acompañantes deben tener, al menos, 18 años. La tarifa de inscripción para acompañantes incluye la entrada a la sede de la conferencia, las sesiones de apertura y clausura de la conferencia así como un tour histórico por la ciudad de México. La entrada al área de exposiciones, el área de pósters y otras sesiones de la conferencia no están incluidas.

Las personas acompañantes menores de 18 años deben inscribirse como niño o joven acompañante y deberán hacerlo a través del formulario de consentimiento de padre/tutor para poder asistir a la conferencia. Los niños acompañantes tendrán acceso (junto al delegado que acompañen) a todas las sesiones de la conferencia, el área de exposiciones, el área de pósters y la sesiones de apertura y clausura. Los niños o jóvenes acompañantes también pueden inscribirse en el city tour gratuito presentando un consentimiento de que su padre/tutor será totalmente responsable por ellos durante el tour.

El niño o joven acompañante deberá estar junto con el delegado al que acompañe todo el tiempo en que estén en la sede de la conferencia o cuando estén asistiendo a eventos afiliados a la conferencia por fuera de la sede principal.

Carta de Confirmación/Recibo de Pago

Se enviará por e-mail una carta de confirmación/pago luego de que el Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 haya recibido la inscripción completa y el pago del caso. Los delegados deberán presentar su confirmación/recibo de pago en el stand de inscripciones de la conferencia para acreditar su inscripción y pago.

Formas de Pago

El pago de la tarifa debe acompañar todas las inscripciones a la conferencia. Los pagos deberán realizarse por adelantado, solamente en euros a través de una tarjeta de crédito o una transferencia bancaria. En la mayoría de los casos, el pago con tarjeta de crédito será cobrado en euros. En el caso de que el pago se deba realizar en otra moneda, el delegado será notificado antes de realizada la transacción.

Los cheques personales, cheques de compañías o eurocheques no serán aceptados.

Por favor, note que todos los gastos bancarios o de transferencia del dinero estarán a cargo del delegado y deberán ser pagados con anterioridad. Indique su número de participante de AIDS 2008 y su nombre completo como referencia en todas las transferencias bancarias.

Cambio de Nombre de la Inscripción

Se cobrará un extra de 45 euros por cada cambio de nombre que se realice en inscripciones a la conferencia ya existentes. No deben realizarse nuevas inscripciones para los delegados sustitutos. Los cambios de nombre sólo se aceptarán por e-mail o fax indicando el nombre anterior y el nombre nuevo, hasta el 20 de junio de 2008. Después de esta fecha, todos los cambios de nombre deben realizarse durante la conferencia en su sede principal.

Política de Cancelación

La notificación de cancelación debe realizarse por escrito y enviarse al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 por email. La notificación debe incluir toda la información relevante respecto de la cuenta bancaria a la cual una posible devolución del dinero deba ser remitida.

Si la notificación escrita de cancelación es recibida antes del 7 de mayo de 2008, se devolverá el 50% de la tarifa de inscripción (menos el extra de 45 euros). Lamentamos informar que no se realizarán devoluciones después de la fecha mencionada. La cancelación no se hará efectiva hasta que usted no reciba un mensaje del Departamento de Inscripciones confirmándola.

En el caso de usted haya pagado de más o se haya cobrado dos veces la tarifa, deberá presentars un pedido de devolución de dinero por escrito y enviarlo al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 por email hasta el 30 de septiembre de 2008. Las devoluciones se efectuarán después del cierre de la conferencia y se harán en la misma forma en que se hizo la transacción original. En el caso de pagos que originalmente se realicen por transferencia bancaria, la notificación de cancelación deberá indicar la cuenta bancaria a la que remitir la devolución.

Sólo se devolverá la tarifa de inscripción menos un cargo administrativo de 45 EUR.

No se concederá crédito por los eventos a los que el delegado no asista ni por retirarse antes de la finalización de la conferencia.

Si usted ha optado por los detalles de contacto compartidos, usted puede elegir cancelarlos en cualquier momento contactándose con el Departamento de Inscripciones de AIDS 2008. La notificación de la cancelación debe realizarse por escrito y enviarse al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 por email.

Cancelación de la Conferencia

Si ocurriera que la conferencia no se pudiese realizar o fuese pospuesta por razones que excedan el control de los organizadores (fuerza mayor) o causado por eventos que no se puedan atribuir al manejo erróneo o negligencia de los organizadores de la conferencia; los mismos no pueden ser acusados por los delegados por daños, costos o pérdidas ocasionadas como ser costos de transporte, costos de alojamiento, pérdidas financieras, etc.

Bajo estas circunstancias, los organizadores de la conferencia se reservan el derecho de, o bien retener la tarifa completa de inscripción y usarla para una futura conferencia; o bien devolver a los delegados, luego de deducir los gastos en los que haya incurrido la organización de la conferencia con terceras partes y que no puedan ser recuperados.

Modificación del Programa

Los organizadores de la conferencia se reservan el derecho de modificar el programa, que se ha publicado con mero carácter indicativo.

Pérdida de Acreditación

La acreditación a la conferencia, debe ser utilizada todo el tiempo durante la conferencia. El acceso a todos los espacios de la conferencia no se garantizan en el caso de que el delegado no posea una acreditación con su nombre. Si el delegado pierde u olvida su acreditación, se le cobrará un punitivo de 45 euros para obtener una nueva acreditación. Luego de entregada la nueva acreditación, la acreditación perdida será desactivada y se volverá inválida.

Carta de Invitación

Las personas que necesiten una carta de invitación oficial a la conferencia provista por los organizadores, pueden solicitarla en su perfil de la conferencia o contactando al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008. Para recibir la Carta de Invitación, los delegados deben primero completar su inscripción con su pago correspondiente.

La Carta de Invitación no obliga financieramente a los organizadores de ninguna manera. Todos los gastos a los que incurra el delegado en relación a la conferencia serán responsabilidad única del delegado.

Necesidad de Visa

Es responsabilidad total del delegado ocuparse de sus necesidades de visado. Los delegados que necesiten una visa de entrada al país deberán contemplar el tiempo suficiente para los procesos de otorgamiento de la misma. Los delegados deberán contactar su embajada mexicana o consulado más cercano para determinar los tiempos correctos necesarios para solicitar una visa.

La tarifa de inscripción menos un extra de 45 euros serán devueltos por la conferencia al término de la misma en el caso de que la visa haya sido denegada; solamente en los casos en los que se pruebe que la solicitud fue hecha en tiempo y forma. Ni los organizadores de la conferencia ni la IAS entrarán en contacto directo con las embajadas ni los consulados de parte de los solicitantes.

Protección de Información y Detalles de Contacto Compartidos

La IAS recopilará y almacenará toda la información personal para la preparación y ejecución de la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA. La protección de información está garantizada de acuerdo al Acta Suiza de Protección de Información y al Acta de Tele Servicio de Protección de Datos.

Para poder facilitar la entrada a México y la obtención de visa, la IAS compartirá los detalles de contacto con autoridades mexicanas.

Además, la IAS comparte periódicamente los detalles de contacto de los delegados con terceras partes que pueden utilizar estos datos para contactar a los delegados en relación a actividades de la conferencia u otras comunicaciones que puedan resultar de interés. Por lo tanto, esta información puede ser pasada a terceras partes a menos que el delegado indique explícitamente lo contrario en el formulario de inscripción.

Principios y Valores de IAS respecto de la Participación de la Conferencia

Al asistir a la XVII Conferencia Internacional de SIDA, los delegados acceden a cumplir con la Política de Principios y Valores de IAS respecto de la Participación de la Conferencia. La política completa se encuentra disponible en la página web de la conferencia o en la sede física, en el stand de acreditaciones.

Responsabilidad Legal

Los organizadores de la conferencia serán responsables en el marco del cuidado del trabajo como empresarios respetables de acuerdo a lo provisto en el estatuto. La responsabilidad de la conferencia –por cualquier razón legal- debe ser limitada a intención y negligencia La responsabilidad relacionada con proveedores de servicio comisionados no será afectada por esto. El delegado deberá ser parte de la conferencia bajo su propio riesgo. Los acuerdos orales no serán efectivos de no ser confirmados por escrito por la IAS.

Cumplimiento y Jurisdicción

Este contrato está sujeto a la ley de Ginebra, Suiza. Los términos de este contrato deben ser aplicados en la Ciudad de México y en el caso de que hubiese demandas legales por parte de cualquiera de las partes, la corte de Ginebra, Suiza, será la única jurisdicción.